Komisyonun temel amacı, YÖK ve üniversite tarafından belirlenen akademik teşvik yönetmeliği kurallarının, bölüme yapılan başvurularda doğru, adil ve standart bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. Bu komisyon, akademisyenler tarafından beyan edilen bilimsel faaliyetlerin ve kanıtlarının ilk denetimini yaparak, puanlamaların yönetmeliğe uygunluğunu titizlikle doğrular. Böylece, üst birimlere (Dekanlık/Rektörlük) gönderilen başvuru dosyalarının hatasız ve eksiksiz olmasını garanti altına alan, sürecin şeffaflığını ve hesap verebilirliğini temin eden bir ön değerlendirme ve kalite kontrol mekanizması olarak görev yapar.
YÖK yönetmeliği ve üniversite uygulama esasları çerçevesinde, bölüm öğretim elemanlarından gelen teşvik başvurularını kabul etmek ve resmi takvime uygun olarak süreci başlatmak.
Başvurularda beyan edilen her bir akademik faaliyeti (makale, proje, bildiri, atıf vb.) ve sunulan kanıt belgelerini (DOI, kabul yazısı vb.) titizlikle incelemek ve geçerliliklerini teyit etmek.
Faaliyetlerin yönetmelikte belirtilen puanlama kriterlerine (yazar sayısı, dergi indeksi vb.) uygun hesaplanıp hesaplanmadığını denetlemek ve "gri alanlarda" kalan (örn: bildirinin niteliği) faaliyetlerin hangi kategoride değerlendirileceğine karar vermek.
İnceleme sırasında tespit edilen eksik belgeler, bariz hatalar veya uygunsuz beyanlar için ilgili öğretim elemanından ek bilgi/belge talep etmek veya başvuruyu düzeltmesi (revizyon) için iade etmek.
Yönetmeliğe uymayan, kanıtı sunulmayan veya hatalı beyan edilen faaliyetlerin puanını düzeltme, düşürme veya tamamen reddetme (sıfır puan verme) yetkisini kullanmak.
Tüm değerlendirme sürecini bölümdeki her akademisyene eşit mesafede, objektif, adil ve tarafsız kalarak yürütmek ve verilen tüm kararları yönetmeliğe dayandırarak gerekçelendirmek (hesap verebilirlik).
İncelemesi tamamlanan başvurular için nihai puanları belirleyen "Komisyon Karar Tutanağı" ve "Bölüm İcmal Tablosu" hazırlamak, imzalamak ve onaylamak.
Nihai raporları ve başvuru dosyalarını, üniversite takviminde belirtilen süre içinde bağlı bulunulan üst birime (Dekanlık/Enstitü) resmi olarak sunmak ve başvuru verilerinin gizliliğini korumak.
Takvimlendirme ve Hazırlık:
Rektörlük tarafından ilan edilen resmi takvimin incelenmesi; buna bağlı olarak bölüm içi son başvuru, komisyonun toplanma ve değerlendirme, olası düzeltmeler (revizyon) ve nihai rapor teslimi için bir iç çalışma takvimi oluşturulması.
Başvuru İnceleme ve Denetim:
Komisyonun toplanarak, bölümden gelen tüm başvuruların yönetmelik esaslarına göre tek tek incelenmesi. Bu aşamada, beyan edilen faaliyetlerin kanıt belgelerinin (DOI, kabul yazısı vb.) teyit edilmesi, puan hesaplamalarının denetlenmesi ve hatalı/eksik bulunan başvuruların tespit edilerek ilgili öğretim elemanlarına düzeltme için geri bildirilmesi.
Nihai Karar ve Raporlama:
Düzeltmeleri yapılan başvuruların son kontrollerinin tamamlanması, bölümün nihai puanlarını içeren "Komisyon Karar Tutanağı" ve "İcmal Tablosu"nun hazırlanması. Hazırlanan bu resmi belgelerin komisyon üyelerince imzalanarak, Rektörlüğün belirlediği son tarihten önce üst birime (Dekanlık/Enstitü) resmi yazı ile teslim edilmesi.
Bu iş akışı, Rektörlük tarafından takvimin ilan edilmesiyle başlar ve bölümün resmi evrakları üst birime teslim etmesiyle sona erer.
Aşama 1: Hazırlık ve Planlama
* Adım 1: Takvimin ve Mevzuatın Alınması
* Rektörlük tarafından ilan edilen resmi "Akademik Teşvik Başvuru Takvimi" edinilir.
* YÖK'ün o yıl için güncel "Akademik Teşvik Yönetmeliği" ve (varsa) "Üniversite Senatosu Uygulama Esasları" temin edilir.
* Adım 2: Komisyonun Planlama Toplantısı
* Tüm komisyon üyeleri toplanır.
* Mevzuat ve takvim gözden geçirilir; kritik tarihler (örn: son başvuru, komisyonun toplanma günü, Rektörlüğe son teslim tarihi) netleştirilir.
Aşama 2: Başvuru Süreci
* Adım 3: Başvuruların Alınması
* Akademisyenler, belirlenen son başvuru tarihine kadar başvurularını ilgili sistem üzerinden tamamlar.
* Adım 4: Başvuru Kapanışı ve Kontrol
* Başvuru süresi dolduğunda, sisteme erişim (veya dosya kabulü) durdurulur.
* Komisyon raportörü, bölüme başvuran tüm öğretim elemanlarının dosyalarının sisteme eksiksiz düştüğünü teyit eder.
Aşama 3: Değerlendirme ve Denetim
* Adım 5: Komisyonun Değerlendirme Toplantısı (İlk Oturum)
* Komisyon toplanır ve tüm başvuruları tek tek incelemeye alır.
* Adım 6: Faaliyet-Kanıt Denetimi (Her başvuru için)
* Başvuru sahibinin beyan ettiği her faaliyet (makale, bildiri, proje vb.) için yüklediği kanıt belgesi (PDF, DOI linki, kabul mektubu vb.) açılır ve kontrol edilir.
* Yetki: Kanıtı olmayan veya geçersiz kanıt sunulan faaliyet reddedilir.
* Adım 7: Puanlama ve Kategori Denetimi (Her faaliyet için)
* Faaliyetin doğru kategoride (örn: Q1 makale, uluslararası bildiri) beyan edilip edilmediği kontrol edilir.
* Puanlamanın yönetmeliğe uygun olup olmadığı (yazar sayısı, yazar sırası, proje bütçesi vb. göre) denetlenir.
* Yetki: Hatalı puanlama veya kategori varsa komisyon tarafından düzeltilir.
* Adım 8: Hata ve Eksiklerin Tespiti
* İnceleme sonucunda "düzeltilebilir" (örn: belgesi eksik, puanı hatalı) veya "reddedilmesi gereken" tüm hususlar kayıt altına alınır.
Aşama 4: Düzeltme (Revizyon) Süreci
* Adım 9: İlgiliye Geri Bildirim
* Tespit edilen eksiklikler ve bariz maddi hatalar, düzeltilmesi için resmi olarak (genellikle sistem üzerinden veya e-posta ile) ilgili öğretim elemanına bildirilir.
* Adım 10: Düzeltmelerin Alınması
* Öğretim elemanına verilen kısa süre (örn: 1-2 iş günü) içinde düzeltmelerin yapılması beklenir.
* Adım 11: Nihai Kontrol Toplantısı (İkinci Oturum)
* Komisyon, sadece düzeltme talep edilen başvuruları tekrar inceler ve düzeltmelerin yeterli olup olmadığına karar verir.
Aşama 5: Karar ve Raporlama
* Adım 12: Nihai Puanların Onaylanması
* Tüm incelemeler bittiğinde, her başvuru sahibi için nihai teşvik puanı belirlenir ve bu puanlar komisyon tarafından onaylanır.
* Adım 13: Resmi Tutanakların Hazırlanması
* Komisyon raportörü tarafından, tüm kararları (kabul, red, düzeltme) ve nihai puanları içeren "Bölüm Komisyonu Karar Tutanağı" hazırlanır.
* Ayrıca, bölümün tüm başvurularını özetleyen "İcmal Tablosu" oluşturulur.
* Adım 14: İmza Süreci
* Hazırlanan karar tutanağı ve icmal tablosu, tüm komisyon üyeleri tarafından (genellikle ıslak imzalı veya e-imzalı olarak) imzalanır.
* Adım 15: Üst Birime Teslim (Sürecin Sonu)
* İmzalı tutanaklar ve ekleri, Rektörlüğün belirlediği son teslim tarihinden önce, bağlı bulunulan üst birime (Dekanlık/Enstitü) resmi bir yazı (EBYS üzerinden) ekinde gönderilir.
* Adım 16: Arşivleme
* Tüm yazışmaların ve imzalı tutanakların bir kopyası, olası itirazlar veya denetimler için bölüm arşivinde saklanır.
Soru 1: Makalem 2024 yılında kabul edildi (Acceptance Letter aldım) ancak 2025 yılında yayınlanacak. Bu yılın (2024) teşviki için kullanabilir miyim?
Cevap: Hayır. Akademik Teşvik Yönetmeliği, faaliyetin gerçekleştiği yılı esas alır. Makaleler için bu tarih, "kabul tarihi" değil, "yayın tarihi"dir. Faaliyetiniz ancak 2024 yılı bitmeden bir cilt/sayı numarası almışsa, sayfa numarası atanmışsa veya "Erken Görünüm (Early Access / Online First)" olarak tam metin ve DOI numarası ile çevrimiçi yayınlanmışsa 2024 yılı için kullanılabilir. Sadece "kabul mektubu" olan faaliyetler, yayınlandıkları yıl (yani 2025) için beyan edilmelidir. Komisyonun görevi bu tarihleri teyit etmektir.
Soru 2: Komisyon, benim beyan ettiğim puanı neden düşürdü veya faaliyeti neden reddetti? Ben yönetmeliğe göre hesaplamıştım.
Cevap: Komisyonun temel görevi, beyanların yönetmeliğe tam uygunluğunu denetlemektir. Puan düşürme veya reddetme kararları genellikle şu yaygın hatalardan kaynaklanır:
Yazar Sayısı: Faaliyet puanının yönetmelikte belirtildiği gibi yazar sayısına (veya yazar sırasına) göre doğru bölünmemiş olması.
Yanlış Kategori: Faaliyetin (örn: bir makalenin) yanlış kategoride beyan edilmesi (Örn: Alan indeksi (SCI/SSCI) olmayan bir derginin, alan indeksi gibi beyan edilmesi).
Kanıt Yetersizliği: Sunulan kanıt belgesinin, beyan edilen faaliyeti (örn: bildirinin sunulduğunu veya tam metin basıldığını) net olarak ispatlamaması.
Komisyon, yaptığı tüm düzeltmeleri ve verdiği kararları yönetmeliğin ilgili maddesine dayandırmak ve tutanak altına almakla yükümlüdür.
Soru 3: Başvurumda bir bildirinin "uluslararası" nitelikte olup olmadığına nasıl karar veriyorsunuz? Bu çok belirsiz.
Cevap: Bu tür "gri alanlarda" karar vermek komisyonun en önemli sorumluluklarından biridir. Komisyon, öncelikle YÖK yönetmeliğinde yer alan "uluslararası faaliyet" tanımına (örn: farklı ülkelerden bilim kurulu üyeleri, katılımcı çeşitliliği, sunum dili vb.) bakar. Ardından, üniversite senatosunun (varsa) bu konuda belirlediği ek ve netleştirici uygulama esaslarını dikkate alır. Başvuru sahibinin sunduğu kanıtlar (konferans programı, bilim kurulu listesi, web sitesi) bu şartları net olarak sağlıyorsa komisyon onaylar. Komisyon, bölümdeki tüm başvurulara aynı standardı adil bir şekilde uygulamak zorundadır.
İspat Yükümlülüğü ve "Gri Alanlar"
Komisyonun en temel prensibi şudur: İspat yükümlülüğü tamamen başvuru sahibine aittir. Komisyon, bir belgenin veya beyanın doğruluğunu kanıtlamak için araştırma yapmakla yükümlü değildir; sadece sunulan kanıtı değerlendirir. Eğer bir faaliyetin niteliği (örn: bir derginin "alan indeksi" olup olmadığı, bir kitabın "uluslararası yayınevi" statüsü) sunulan belgelerle net bir şekilde ispatlanamıyorsa veya "gri alanda" kalıyorsa, komisyonun bu faaliyeti en alt kategoriden değerlendirme veya (ispat edilemediği gerekçesiyle) reddetme hakkı ve sorumluluğu vardır. Komisyon, şüphe durumunda kararı başvuru sahibi lehine değil, yönetmelik lehine vermek durumundadır.